Электронный документооборот с ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА»

1. ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АКТ?

ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА» (TUT.BY) предоставляет контрагентам акты оказанных услуг в электронном виде в системе ЭДиН (облачный сервис обмена электронными документами). Акты,  подписанные со стороны ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА» c помощью электронной цифровой подписи, и имеют ту же юридическую силу, что и составленные на бумажном носителе и подписанные оригинальной подписью*.

*часть 2 ст. 19 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З  «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» «Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа».

Электронный акт представляет собой файл в формате PDF:


В нем присутствуют все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 статьей 10 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете  и отчетности». Единственное, что отличает этот документ от того, который вы раньше получали на бумажном носителе — отсутствие привычных подписи и печати. По закону их аналогом является электронная цифровая подпись, подлинность которой вы можете проверить в системе ЭДиН, перейдя по ссылке https://app.edn.by/checksign и загрузив в систему электронный акт.

Электронная цифровая подпись — это последовательность символов, уникальная для каждого акта. Она является обязательной частью документа, так как подтверждает его подлинность. Электронная цифровая подпись, а также ФИО и должность ее владельца уже находятся в файле PDF.


Чтобы не занимать место на компьютере, вы можете хранить свои акты в системе ЭДиН — тут документы будут под надежной защитой, и вы в любой момент сможете посмотреть их. Документы в системе ЭДиН хранятся без ограничения срока. Если вам нужно показать акт аудитору или налоговому инспектору — достаточно просто дать ему доступ в свой личный кабинет на ЭДиН. Получать и хранить акты от ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА» в системе ЭДиН вы будете бесплатно.

Акты могут быть как двухсторонние (их необходимо подписать или отправить нам свои возражения в системе ЭДиН в сроки, предусмотренные договором), так и односторонние*. Подписывать односторонние акты не надо.

*В соответствии с п. 5.2. Публичной Оферты.

2. КАК ПОДКЛЮЧИТЬСЯ К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ?

Если вы работаете не по Публичному договору, вам надо заключить новый договор на оказание рекламных услуг или подписать дополнительное соглашение, в котором обязательно должен быть указан адрес электронной почты компании, на который будут пересылаться акты в электронном виде. Новый договор или дополнительное соглашение необходимо выслать в двух экземплярах, подписанных с вашей стороны на юридический адрес ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА»*.

*Юридический адрес ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА» - 220089, пр.Дзержинского, д.57, 9 этаж, комната 41-3.


3. КАК ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ АКТЫ?

Чтобы получить акт:

1. Если вы получили на электронную почту приглашение на передачу электронных документов через информационную систему ЭДиН, необходимо перейти по ссылке, указанной в письме или выбрать «Подключиться к уже зарегистрированной организации» т.к. ваша организация в системе уже создана по факту выставления акта.

Следуя инструкциям из письма, зарегистрируйтесь в ЭДиН. Логином для входа на сайт служит ваш email, пароль вы получите на электронный адрес после регистрации.

Если вы ранее регистрировались в ЭДиН с email — зайдите в личный кабинет в системе ЭДиН. Уведомления о первом и последующих актах, сформированных для вас, будут приходить на ваш электронный адрес.

2. В личном кабинете в системе ЭДиН войдите в папку «Прием»- «Акт (счет)» — в ней будут храниться ваши акты от ООО «ТУТ БАЙ МЕДИА» за период с мая 2020 г.
 


Выберите необходимый период и нужный акт.
 


Чтобы посмотреть документ в браузере — нажмите на строку с данным актом.

Чтобы скачать документ себе на компьютер — нажмите кнопку «Скачать» в открывшемся окне.
 

 

Чтобы подписать данный документ  — нажмите кнопку «Подписать документ».

Если вы не согласны с выставленным актов-нажмите на кнопку «Отклонить документ» и отставьте свои комментарии в открывшемся окне.
 


4. КАК ПРОВЕРИТЬ ЭЦП И ПОДПИСАТЬ ДОКУМЕНТ С ПОМОЩЬЮ ЭЦП?

Читайте подробную справку на сайте ЭДиН.


5. КАК ИЗМЕНИТЬ EMAIL, НА КОТОРЫЙ ПРИХОДИТ ДОСТУП К АКТАМ?

Чтобы изменить электронный адрес, необходимо прислать официальное письмо с просьбой об изменении на edo@tutbymedia.by.


6. КАК ПОЛУЧАТЬ АКТЫ С ВЕРНЫМИ ДАННЫМИ?

Свяжитесь с вашим персональным менеджером TUT.BY или отправьте корректные данные на edo@tutbymedia.by с пометкой «замена персональных данных клиента»:

Если вы юрлицо или ИП:

Должен быть указан УНП

Если вы НЕ юрлицо или ИП:

Должен быть указан вид деятельности и ФИО по образцу «Ремесленник Иванов Иван Иванович»

Должна быть указана серия и номер паспорта


7. В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА?

Электронный документооборот позволит оперативно обмениваться документами и вносить своевременные коррективы. Переход на электронную форму также повысит удобство хранения и поиска. Электронный документооборот сокращает расходы на отправку корреспонденции!

TUT.BY переходит на электронный документооборот